PROSJEKT: NYTT BIBLIOTEKSYSTEM

Felles anskaffelse av biblioteksystem i Viken

Hva?

I begynnelsen av 2020 ble det gjennomført en spørreundersøkelse om planlagte anskaffelser av biblioteksystem i Viken. 18 av de 31 kommunene som svarte planlegger anskaffelse av biblioteksystem i nærmeste fremtid. Mange bibliotek har eldre avtaler på biblioteksystem og Viken fylkeskommune har nå avgjort at en ønsker å gå ut med en anskaffelse på felles biblioteksystem i Viken. Bibliotekene i de videregående skolene i Viken vil også være en del av anbudet. Styringsdokument og mandat for prosjektet ble godkjent i Vikens prosjektråd 06.01.21 og en håper av en avtale om felles biblioteksystem i Viken vil være på plass i løpet av 2021.

Tidsplan:
Informasjonsskriv og utkast til kravspesifikasjon ble sendt på høring 4. juni. Prosjektet ber om tilbakemelding på kravspesifikasjon innen 18. juni og fristen for å sende nødvendig informasjon om bibliotekene (skjema i informasjonsskriv) og takke ja til deltakelse i anskaffelsen er satt til 25. juni.

Åpen dialogkonferanse 21.04.21 (invitasjon)

Presentasjon fra Hilde Høgås fra NB       Innledning fra prosjektleder

Kort introduksjon til prosjektet.

Resultater fra spørreundersøkelse send til kommunene i Viken i februar 2021.

Hva?

I begynnelsen av 2020 ble det gjennomført en spørreundersøkelse om planlagte anskaffelser av biblioteksystem i Viken. 18 av de 31 kommunene som svarte planlegger anskaffelse av biblioteksystem i nærmeste fremtid. Mange bibliotek har eldre avtaler på biblioteksystem og Viken fylkeskommune har nå avgjort at en ønsker å gå ut med en anskaffelse på felles biblioteksystem i Viken. Bibliotekene i de videregående skolene i Viken vil også være en del av anbudet. Styringsdokument og mandat for prosjektet ble godkjent i Vikens prosjektråd 06.01.21 og en håper av en avtale om felles biblioteksystem i Viken vil være på plass i løpet av 2021.

Åpen dialogkonferanse 21.04.21 (invitasjon)

Presentasjon fra Hilde Høgås fra NB       Innledning fra prosjektleder

Digitalt strategiseminar  30.04.21. Avlyst p.g.a sykdom. Vi vil se om seminaret kan settes opp i en litt annen form til høsten.

Kort introduksjon til prosjektet.

Resultater fra spørreundersøkelse send til kommunene i Viken i februar 2021.

Bakgrunn for prosjektet

Et biblioteksystem holder orden på hva biblioteket har av bøker og andre media og holder oversikt over lånere og hva som lånes.

Ved Viken fylkesbibliotek har vi en fjernlånssamling, en klassesettsamling og bibliotekbuss. Vi har også ansvar for samlingen til Dokumentasjonssenteret for musikk i Akershus, som alle bruker biblioteksystemet Bibliofil for å registrere materiale, brukere og holde oversikt over transaksjoner.

Avtalen tidligere Akershus fylkesbibliotek hadde med systemleverandøren Bibliotek-Systemer As er fra 2004 og det er dermed på tide å gå ut med et anbud på biblioteksystem.

Storbybibliotekene Bergen, Stavanger, Kristiansand og Trondheim gjennomførte i 2016-2018 et grundig arbeid, støttet av Nasjonalbiblioteket, for å undersøke hvordan et felles biblioteksystem kan gi innbyggerne og ansatte bedre tjenester. Rogaland fylkesbibliotek bygget videre på dette arbeidet og gjennomførte i 2019 et anbud på felles biblioteksystem for de kommunene som ønsket å være med og de videregående skolebibliotekene i fylket.

Våren 2020 ble det gjort en forundersøkelse som viste at 18 av 31 folkebibliotek som svarte på undersøkelsen, planla en anskaffelse av biblioteksystem i nærmeste fremtid. Vi mener et samarbeid om anbud på biblioteksystem vil gi en bedre kravspesifikasjon, forenkle anbudsprosessen for kommunene som blir med og fremme bibliotekssamarbeidet i Viken.

I tråd med regional planstrategi i Viken vil anskaffelse av biblioteksystem kunne bygge opp under bærekraftmålene, særlig målene om God utdanning (4) og Mindre ulikskap (10) ved å gjøre bibliotekets tjenester mer tilgjengelige og mer brukervennlige, men også bærekraftmålene om Industri, innovasjon og infrastruktur (9) og Ansvarlig forbruk og produksjon (12) gjennom sterkere samarbeid og krav om grønn IT til tilbyderne.

I Granavolden-plattformen står det at regjeringen vil “Satse på folke- og skolebibliotekene, blant annet gjennom å styrke arbeidet med digitale plattformer og nye modeller for drift av bibliotek.”

I «Nasjonal bibliotekstrategi 2015 – 2018» er Kulturdepartementet tydelige på at de ikke ønsker å ta initiativ til et felles nasjonalt biblioteksystem, selv om en slik løsning kan ha fordeler: «Kulturdepartementet ønsker ikke å gripe inn i det kommersielle markedet for biblioteksystemer, og mener statens midler heller bør brukes bedre på annen type infrastruktur.» (s. 34).

Dette synspunktet videreføres i den gjeldende strategien «Rom for demokrati og dannelse, Nasjonal bibliotekstrategi 2020 – 2023». Her vil en ikke finne et eget avsnitt om biblioteksystem som i den forrige strategien, men der biblioteksystem er omtalt er det i tilknytning til ulike integrasjoner. Viktigheten av gode integrasjoner mot Nasjonalbibliotekets egne tjenester som ulike nasjonale autoritetsregistre, Biblioteksøk og Nasjonalt lånekort vektlegges særlig.

Tjenesten biblioteksektoren har størst forhåpninger til er den kommende nasjonale metadatabrønnen, dette ses på som et stort og viktig skritt mot bedre metadata og tettere samarbeid i sektoren. 

21.10.20 holdt nasjonalbibliotekar Aslak Sira Myhre et innledende foredrag før møte i strategisk råd. Her sier nasjonalbibliotekaren at nasjonalbiblioteket vil bli infrastruktur for bibliotekene på en rekke områder, det blir sagt at samarbeid mellom bibliotek er ekstremt viktig i den nye bibliotekstrategien og at samarbeid vil bli belønnet.  Samarbeid er et svært viktig virkemiddel i bibliotekstrategien for å nå målene om å nå ut til flere og øke utlånet.

Ideen om å katalogisere materiale kun én gang i biblioteksektoren er mer enn 100 år. En ønsker en løsning der bøker og annet materiale katalogiseres av en metadataleverandør og at bibliografiske data av høy kvalitet, omslagsbilder og muligens også anbefalinger og andre berikelser leveres til et felles datalager som det enkelte bibliotek kostnadsfritt kan hente data fra. Eksisterende tjenester som Biblioteksøk har vist oss at varierende katalogiseringspraksis er et hinder for å bygge bedre tjenester til brukerne og står i veien for mer samarbeid mellom bibliotekene i Norge. 

Prosjektets mål og hensikt

Flere av folkebibliotekene i Viken har meldt inn behov for felles anbudsprosess og mange bibliotek har eldre avtaler. Det vil være en reell økonomisk besparelse om denne prosessen kjøres felles. Arbeidstid spares, og det er trolig at et felles anbud vil gi oss stordriftsfordeler, både større påvirkning i utvikling av biblioteksystemet og muligens også en noe lavere årlig lisenskostnad.

Vi ønsker et biblioteksystem som raskt kan ta opp i seg endringer, enten basert på brukernes behov eller de ansattes arbeidshverdag, og et system de kan bruke som grunnlag for videre tjenesteutvikling. Ved å gå ut med et felles anbud i Viken får vi større påvirkningskraft og bedre muligheter til å styre utviklingen av bibliotektjenestene. Vi ønsker et biblioteksystem som samler, presenterer og gir tilgang til ulike fysiske og digitale tjenester på en mer brukervennlig måte. Anskaffelsen vil være et biblioteksystem og ikke innkludere nettsider/cms, utlånsautomater, løsninger for meråpent og lignede.

Vi har behov for et biblioteksystem som har de nødvendige lokale og nasjonale integrasjoner for å styrke biblioteksamarbeidet på lokalt, regionalt og nasjonalt plan.

Brukerne møter i dag bibliotektjenester med mange forskjellige innlogginger og ulike grensesnitt. Både innbyggerne og ansatte i Viken vil ha nytte av et mer sømløst biblioteksystem. For ansatte i Viken og for de kommunene der det er tjenlig, ønsker vi Single sign-on for å forenkle innlogging.

Biblioteksystemet Mikromarc som mange folkebibliotek og skolebibliotek i Viken benytter vil avslutte utviklingen av systemet i løpet av et par år og disse bibliotekene må snart bytte biblioteksystem.

Vi vil i anbudet be om et biblioteksystem både for folke- og grunnskolebibliotekene, der den enkelte kommune velger om skolebibliotekene skal inkluderes i anbudet, og for de fylkeskommunale videregående skolene i Viken.  Vi vil også vurdere om det vil være tjenlig å inkludere fengselsbibliotek i anbudet, muligens som en opsjon. Fengselsbibliotek er normalt driftet av et fylkesbibliotek eller folkebibliotek, men fullfinansiert av staten.

I økonomiplan for Viken for 2021- 2024 under innsatsområde 1, mål 1.3 står det: «Gjennom bibliotekene får innbyggerne gratis tilgang til litteratur og kunnskapsressurser, og samordning av tjenester skal tilstrebe et likeverdig tilbud.» Et felles biblioteksystem vil kunne redusere antall datasystemer innbyggerne møter. Bibliotekene har gjennom samarbeid og samordning, fokus på sømløse tjenester og brukeren et potensiale til å nå flere av innbyggerne i Viken. Vi ser at vi har potensiale for å nå flere med kunnskapskilder som e-bøker, e-lydbøker, digitale aviser og tidsskrifter.

Under mål 1.5 står det: «Bibliotekene utvikles som demokrati-hus hvor tilgang til kunnskapsressurser, utvikling av kritisk tenking og digital dømmekraft står sentralt.» Et velfungerende biblioteksystem er sentralt for å tilgang til bibliotekets kunnskapsressurser, vi ser at vi ved å samarbeide når flere brukere.

Under innsatsområde 2, står det: «Anskaffelse av biblioteksystem og medier gjennomføres i samarbeid med bibliotekene.» Begge deler er en nå i gang med.

Effektmål og resultatmål

Effektmål

  1. Et brukervennlig biblioteksystem – Enkel innlogging og godt brukergrensesnitt. Vi ønsker en mer sømløs og bedre brukeropplevelse.
  2. Et plattformuavhengig biblioteksystem – Software as a service (skybasert). Et mer tilgjengelig og smidig system med hyppige feilrettinger, oppdateringer og kort utviklingsvei når nye behov melder seg.
  3. Et sterkt biblioteksamarbeid i Viken – Engasjement og eierskap rundt felles system, felles markedsføring og en felles inngang for brukerne.
  4. Et smidig biblioteksystem som kan tilpasses nye behov – Sørge for at biblioteksystemet har de nødvendige lokale og nasjonale integrasjoner. God systemkommunikasjon som sparer ansattes arbeidstid.
  5. God kvalitet og standardiserte metadata – Ved integrasjon mot kommende nasjonale fellestjenester. Samme informasjon for alle brukere, metadata hentes fra samme kilde.
  6. Et system som legger til rette for formidling av fysiske og digitale samlinger. Biblioteksystemet skal hjelpe ansatte med å formidle samlingene. Bedre deling av bibliotekenes digitale og fysiske samlinger. Nå flere brukere i Viken fylke.
  7. Støtte opp under bærekraftmålene og målene som er fastsatt i økonomiplan for Viken – Nå flere med bibliotektjenestene. Støtte opp under bærekrafmålene god utdanning (4) og mindre ulikskap (10). Sikre allmenn tilgang til informasjon (16.10). Utvikle pålitelig, bærekraftig og solid infrastruktur (9.1).

Resultatmål

  1. Ny avtale på biblioteksystem – Få på plass en ny felles avtale på biblioteksystem i Viken med de kommunene som vil være med og de videregående skolene. Skape økt bevissthet og kunnskap i Viken om biblioteksystem.
  2. Et biblioteksystem med de nødvendige integrasjoner – Som gjør det enklere å samarbeide lokalt, regionalt og nasjonalt.
  3. Et brukervennlig, universelt utformet og sikkert biblioteksystem – Sette brukervennlighet høyt i arbeidet, god sikring av personvern og følge personvernforordningen (GDPR) og forskrift om universell utforming av IKT-løsninger. Vi ønsker Singel sign-on for enkel pålogging for ansatte, der det er mulig.
  4. Reduserte lisenskostnader – Ved å gå sammen kan vi som en stor aktør ha håp om lavere årlige lisenskostnader.
  5. Opplæring – Ansatte skal ha gjennomgått grunnleggende opplæring kort tid etter implementering, for å ta systemet i bruk på en god måte og kunne veilede brukerne.
  6. Arbeidsprosesser – God arbeidsflyt mellom system og ansatte og brukere, ved at alle feil, mangler og utviklingsbehov blir dokumentert på en god måte.
  7. Nå flere brukere – Vi ønsker å nå flere unike brukere i Viken.
Prosjektgruppen

Prosjektgruppen består av Stian Ramberg, anskaffelsesrådgiver i Viken fylkeskommune, Ørjan Persen (prosjektleder), Karianne A. Aam, Cecilie Weinholdt, Atle Faye Lund, Kristine Mesgrahl og Elin W. Hansen fra Viken fylkesbibliotek.  Anne Berit Ulsaker fra Hallingdalsbibliotekene, Therese Engan fra Nordre Follo bibliotek, Lone Eva G. Johansen ved Malakoff vgs, Rutt Kine Brujordet ved Lørenskog vgs, Bernt Andreas Johnsen seniorrådgiver ved teknologiseksjonen i Viken fylkeskommune.

Styringsgruppen for prosjektet er seksjonsleder Karianne A. Aam og seksjonsleder Cathrine Undhjem ved Viken fylkesbibliotek, Birthe Ottem seksjonsleder fra digitaliseringsavdelingen i Viken fylkeskommune og Jan-Helge Atterås avdelingsdirektør for kompetanseutvikling i Viken.

Prosjektet har også en referansegruppe som ledes av Sølvi Tellefsen fra Lillestrømbibliotekene.

Prosjekteier er fylkesbiblioteksjef Heidi Hovemoen.

 

Eksterne interessenter

Innbyggerne i Viken
Andre kommuner (de som ikke blir med i anbudet)
Skoler i Viken
Elever
Nasjonalbiblioteket
Andre fylker
Ansatte (som bruker systemet)
Ledere
Tillitsvalgte og HMS
BUA

Prosjektgruppen vil utarbeide en kommunikasjonsplan, slik at alle nødvendige interessenter holdes informert om arbeidet.

Fremdriftsplan

 

  1. Våren 2020: Forprosjekt og spørreundersøkelse
  2. August 2020: Prosjektgruppe opprettet
  3. Januar 2021: Styringsdokument og mandat for prosjektet godkjent
  4. Februar 2021: Invitasjonsbrev til kommunene (ikke bindene)
  5. 21. april 2021: Åpent dialogmøte med mulige leverandører
  6. 22. april 2021: Lukket dialogmøte med mulige leverandører
  7. 30. april 2021: Utsatt til høsten 2021: Strategiseminar om biblioteksystem for biblioteksatte i Viken
  8. 4. juni 2021: Kravspesifikasjon på høring
  9. 18. juni 2021: Høringsfrist for kravspesifikasjon
  10. 25. juni 2021: Frist for kommunene til å takke ja/nei til å delta i anbudet og fylle ut skjema om bibliotekene
  11. Tidlig høst 2021: Kunngjøring av konkurranse
  12. Sen høst 2021: Forhandlinger med leverandører
  13. Vinter 2021/2022: Signering av kontrakter
  14. Hele 2022: Implementering, det lages en plan i samarbeid med leverandører og bibliotek
Translate »
X