Felles anbud på biblioteksystem i Viken

Hva?

I begynnelsen av 2020 ble det gjennomført en spørreundersøkelse om planlagte anskaffelser av biblioteksystem i Viken. 18 av de 31 kommunene som svarte planlegger anskaffelse av biblioteksystem i nærmeste fremtid. På bakgrunn av dette har Viken fylkesbibliotek bestemt seg for å gå ut på anbud på biblioteksystem sammen med de kommunene i Viken som ønsker å være med. Kravspesifikasjonen i Viken vil bygge videre på det solide arbeidet som er gjort med felles biblioteksystem i Rogaland som igjen bygger på arbeidet som storbybibliotekene gjorde i 2017/2018.

Hva gjør et biblioteksystem?

Et biblioteksystem holder orden på hva biblioteket har av bøker og andre media og holder oversikt over lånere og hva som lånes. Både ansatte og lånere trenger oversikt over hva som er lånt og når materialet skal leveres tilbake. Biblioteksystemet kommuniserer med mange andre datasystemer: nettsider, andre biblioteksystemer, innleveringsautomater, selvbetjeningsautomater, informasjonsskjermer, meråpent-løsninger, kartløsninger, Nasjonalt lånekort, MinID for autentisering, metadataleverandører og kommunens økonomisystemer. Et moderne biblioteksystem må være tilgjengelig på brukernes smarttelefoner og biblioteksystemet må hjelpe ansatte med formidlingen både fysisk og digitalt innhold.

I bibliotekverden er håndteringen av fysiske og digitale media normalt skilt i ulike datasystemer fra ulike leverandører. Systemet bibliotekansatte omtaler som “biblioteksystemet” vil i hovedsak håndterer alle fysiske medier, men kan også håndtere noen digitale samlinger, det er for eksempel flere kommuner i Viken som har billedsamlinger, der noen er tett integrert mot biblioteksystemet og kan ha samme leverandør.

Det er likevel svært vanlig at digitalt innhold som e-bøker, e-lydbøker, digitale aviser, magasiner, tegneserier, og stømmetjenester for musikk og film ligger i egne systemer og da bør disse systemene og biblioteksystemet kommunisere, slik at det er lett for både ansatte og lånere og få oversikt over bibliotekets tilbud og på en enkel måte gi tilgang til ønsket format.

Hvorfor?

En anbudsprosess på biblioteksystem er en omfattende prosess og mange bibliotek har gamle avtaler som bør fornyes. Ved å samarbeide om et felles anbud håper vi å gjøre prosessen enklere for folkebibliotekene i Viken, samtidig som en sikrer den nødvendige kvaliteten på i anbudsprosessen. Et felles anbud vil bidra til å sikre at biblioteksystemet har de nødvendige integrasjonene mot Nasjonalbibliotekets tjenester, den kommende nasjonale metadatabrønnen, kommunenes økonomisystemer og ulike digitale tjenester som BookBites,  Filmbib og Pressreader.

Vi vil kreve at biblioteksystemet skal være:

  • Brukervennlig og universelt utformet
  • At både ansatte og lånere kan bruke systemet på ulike plattformer (mobil, nettbrett og PC)
  • At biblioteksystemet skal hjelpe ansatte i formidlingen av både fysisk og digitalt innhold
  • God integrasjon mot nasjonale og lokale datasystemer
  • Et system som er fleksibelt og kan tilpasses nye behov
  • Sentral og trygg drifting av servere
  • At alle nasjonale krav til personvern og sikkerhet er oppfylt

Vi vil be om et biblioteksystem både for folke- og for grunnskolebibliotekene, der den enkelte kommune velger om skolebibliotekene skal inkluderes. Bibliotekene i de videregående skolene vil ikke være en del av anbudet.

Vi vil be om et biblioteksystem som håndterer de grunnleggende funksjonene i et bibliotek. Nettsider, løsninger for meråpent, selvbetjeningsautomater og spesialsamlinger vil ikke være en del av anbudet. For oss er det viktig at bibliotekene kan bruke eksisterende løsninger og i årene fremover har stor valgfrihet i hvilke andre datasystemer de ønsker å ta i bruk.

Gjennom et felles innkjøp vil fylkeskommunen garantere for kvaliteten/kompetansen i selve anskaffelsesprosessen, og for oppfølging av innkjøpet i etterkant.

Prosjektgruppen ble nedsatt i august med ansatte fra Viken fylkeskommune, Asker bibliotek, Bærum bibliotek, Nordre Follo bibliotek og Hallingdalsbibliotekene.
Hvordan?

Arbeidet med et felles anbud på biblioteksystem startet våren 2020 med en undersøkelse av behovet for et felles anbud. Prosjektgruppen ble nedsatt i august med ansatte fra Viken fylkesbibliotek, Asker bibliotek, Bærum bibliotek, Nordre Follo bibliotek og Hallingdalsbibliotekene. Prosjektgruppen vil utarbeide en kravspesifikasjon som alle deltagende bibliotek vil få anledning til å kommentere. Det vil bli arrangert en åpen dialogkonferanse med mulige biblioteksystemleverandører i februar/mars 2021, se fremdriftsplan for flere detaljer. Ta gjerne kontakt med prosjektgruppen hvis du har spørsmål om arbeidet.

Prosjektgruppen

Foreløpig består prosjektgruppen av Stian Ramberg, anskaffelsesrådgiver i Viken fylkeskommune, Ørjan Persen (prosjektleder), Karianne A. Aam, Cecilie Weinholdt, Atle Faye Lund og Elin W. Hansen fra Viken fylkesbibliotek. Linda Catrine Solheim fra Asker bibliotek. Marianne A. Tveterås fra Bærum bibliotek, Berit Ulsaker fra Hallingdalsbibliotekene og Kristine Mesgrahl fra Nordre Follo bibliotek.

Styringsgruppen for prosjektet er seksjonsleder Karianne A. Aam og seksjonsleder Cathrine Undhjem ved Viken fylkesbibliotek og Tone Mjøs fra digitaliseringsavdelingen i Viken fylkeskommune.

Mandat

Tidligere Akershus fylkesbiblioteks avtale på biblioteksystem er fra 2004 og det må på plass en ny avtale på biblioteksystem som tar hensyn til nye behov, den teknologiske utviklingen og nye samarbeidsformer.

Mandatet til prosjektgruppen er todelt:

  1. Gjennomføre en anbudsprosess på biblioteksystem for Viken fylkesbibliotek
  2. Samarbeide med kommunene og folkebibliotekene i Viken fylke, slik at de kommunene i Viken som ønsker å være med i anskaffelsen, sammen med fylkesbiblioteket kan gå ut en med felles anbud for på et biblioteksystem for fylkesbiblioteket og folke- og grunnskolebibliotekene i fylket.

Se også kulepunkter under overskriften “hvorfor?”

OBS! Mandat og fremdriftsplan er foreløpig og kan endres.

Fremdriftsplan

 

  1. Våren 2020: Forprosjekt og spørreundersøkelse
  2. August 2020: Prosjektgruppe etablert
  3. Februar/mars 2021: Åpent dialogmøte med mulige leverandører
  4. Mars/april 2021: Frist for kommunene i Viken å melde seg som part i anbudet
  5. Mai 2021: Konkurransegrunnlag på høring
  6. Juni 2021: Forhandlinger med leverandører
  7. August 2021: Kunngjøring av anbud
  8. Høst 2021: Signering av kontrakter om utrulling av nytt biblioteksystem

OBS! Mandat og fremdriftsplan er foreløpig og kan endres.

X